最新文秘公文写作基础知识 文秘公文写作基础范文模版

　　请示：当向上级机关请求指示、批准时使用，如基层单位计划开展一项新业务，但缺乏明确政策依据，需向上级请示能否实施以及具体操作办法。

　　批复：是上级机关答复下级机关请示事项的公文，对下级的请示给予明确回复，表明同意或不同意，并说明理由，指导下级下一步行动。

　　议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项，如政府提出关于城市建设规划调整的议案，提交人大审议决策。

　　函：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。不同地区的政府部门之间就合作开展文化交流活动进行商洽沟通，常以函的形式进行。

　　会议纪要：记载和传达会议情况和议定事项，将会议的核心内容、达成的共识、作出的决策等整理成纪要，便于参会人员及相关部门准确执行。

　　（三）公文的格式规范

　　版头：由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素组成。份号一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行，用于标注公文的份数序号，确保涉密公文的可追溯性；密级和保密期限用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行，如“机密★1年”，明确公文的秘密等级及保密时长；紧急程度用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，如需标注紧急程度，一般分“特急”“加急”两种，表明公文送达和办理的时限要求；发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，醒目展示发文机关身份；发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字，如“国发〔2025〕1号”，它是公文的“身份编号”，便于公文的识别与管理；签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置，“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字，上行文应当标注签发人姓名，体现公文的责任归属。

　　主体：涵盖标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件等内容。标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布，应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，如“关于加强校园安全管理工作的通知”；主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号，明确公文的主要受理机关；正文一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格，文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注，是公文的核心内容所在；附件说明在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称，如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”），表明公文所附文件资料情况；发文机关署名应署发文机关全称或者规范化简称，成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1月不编为01月），单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内，联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内，印章是公文生效的重要标志；附注如有，用3号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行，用于说明公文的印发传达范围等需要说明的事项；附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订，“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，附件标题居中编排在版心第三行，附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致，附件格式要求同正文，是对正文内容的补充与支撑。